Consiste en la adaptación inicial de la Comunidad de Propietarios al cumplimiento de la LOPD y su posterior mantenimiento a la LOPD de forma anual.
La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales) establece las obligaciones que los responsables (la Comunidad) y encargados (administradores de fincas) de los ficheros deben cumplir para garantizar el derecho a la protección de los datos de carácter personal de todos los vecinos
Las Comunidades de Vecinos tienen obligación de adaptarse a la LOPD, así como a realizar el mantenimiento anual a la LOPD para seguir cumplimiento todos los requisitos o novedad existentes en la misma, ya que todas las Comunidades de Propietarios tienen algún dato personal, tales como:
- Identificativos
- Características Personales
- Circunstancias social
- Económico financieros
- Transacciones
¿Las Comunidades de Propietarios tienen que cumplir con la LOPD?
SÍ, siempre y sin excepciones, debido a que son titulares de datos de los propietarios de los inmuebles (nombre y apellidos, quien vive en qué vivienda, teléfono, email, DNI, nº cuenta…)
La justificación está en el artículo 3.d de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. No obstante, la mejor prueba de la obligatoriedad de cumplir con la LOPD para las Comunidades de Propietarios es el gran número de sanciones impuestas a las Comunidades de vecinos por la Agencia Española de Protección de Datos, por no haberse adaptado a la normativa.
¿En qué consiste la adaptación inicial a la LOPD?
Respecto a la implantación de la LOPD en cada comunidad de propietarios realizamos lo siguiente:
- Análisis de los sistemas de tratamiento de la información de cada comunidad de propietarios.
- Estudio de las medidas de seguridad adoptadas, control de accesos, control de soportes, copias de seguridad…
- Contratos del encargo del tratamiento con proveedores (artículo 12 LOPD): como empresas de lecturas de consumos de ACS, videovigilancia, seguridad, conserjería….
- Elaboración del Libro Registro de Incidencias, y en su caso, del Libro Registro de Auditorías.
- Alta de los ficheros necesarios en la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS: agrupación de los ficheros de datos de carácter personal con un determinado fin. Ejemplos:
- FICHERO DE COMUNIDAD DE VECINOS: siempre.
- FICHERO DE TRABAJADORES O EMPLEADOS: si existen empleados contratados por la comunidad de vecinos.
- FICHERO DE VIDEOVIGILANCIA: si existe grabación o sistemas de seguridad con cámaras
- FICHERO DE CLIENTES: si dispone la comunidad de algún cliente arrendatario en un espacio de la comunidad
- Presentación de las notificaciones al Registro General de Protección de Datos.
- Revisión a los tres meses para comprobar la efectiva implantación de las medidas propuestas en el proceso de adecuación de la actividad a la normativa en materia de protección de datos.